Tmavý režim
Šablony
Šablona je předpřipravený vzor textu nebo dokumentu, do kterého se při použití dosadí konkrétní hodnoty z databáze. Slouží k urychlení opakovaných úkolů — nemusíte psát stejný e-mail nebo nabídku pokaždé znovu.
K čemu to slouží
Tři hlavní scénáře:
- E-mailové šablony — připravený text typu "Pozvánka na schůzku", "Potvrzení objednávky", "Žádost o doplacení faktury", kde se jen dosadí jméno, datum a další proměnné.
- Šablony nabídek a smluv — formátovaný PDF dokument s logem, hlavičkou, podmínkami; do něj se vkládají konkrétní položky, ceny a údaje o zákazníkovi.
- Tiskové šablony pro faktury, dodací listy, helpdeskové protokoly — vzhled výstupu, který systém generuje z dat.
Místo ručního přepisování stačí vybrat šablonu, systém ji vyplní a máte za chvíli profesionálně vypadající dokument.
Otevření
V hlavní navigaci klepněte na Nastavení a v bloku Osobní nastavení klepněte na Šablony. Zobrazí se seznam dostupných šablon, členěný podle typu.
Typy šablon
| Typ | Použití |
|---|---|
| E-mailová šablona | Tělo e-mailu při psaní zprávy z CRM. |
| Tisková šablona — faktura | Vzhled vystavené faktury (PDF). |
| Tisková šablona — nabídka | Vzhled cenové nabídky. |
| Tisková šablona — objednávka | Vzhled potvrzení objednávky. |
| Tisková šablona — helpdesk | Protokol o vyřízení problému. |
| Šablona dokumentu | Obecná šablona pro export do Word/PDF. |
Sada dostupných typů závisí na nastavení vaší instalace.
Vytvoření šablony
- V seznamu šablon klepněte na Přidat šablonu.
- Vyberte typ.
- Vyplňte:
- Název — výstižný (např. "Pozvánka na schůzku — formální").
- Popis — kdy se má použít.
- V editoru napište obsah. Můžete:
- Formátovat text (tučně, odstavce, seznamy, tabulky).
- Vkládat obrázky a logo.
- Vkládat slučovací značky (viz dále).
- Uložte.
Slučovací značky
Slučovací značky jsou zástupné symboly, které systém při použití nahradí konkrétními hodnotami. Píší se ve tvaru ~fieldName~ nebo (záleží na editoru).
Příklady běžných značek:
| Značka | Co se dosadí |
|---|---|
~salutation~ | Oslovení (Vážený pane / Vážená paní) |
~firstName~ | Křestní jméno |
~lastName~ | Příjmení |
~companyName~ | Název firmy |
~userFullName~ | Vaše celé jméno (uživatele) |
~userSignature~ | Váš podpis |
~invoiceNumber~ | Číslo faktury (v šabloně faktury) |
~totalPrice~ | Celková cena (v šabloně nabídky) |
~today~ | Dnešní datum |
Úplný seznam značek dostupných pro daný typ šablony zobrazí editor v nabídce Vložit pole.
Některé značky umí podmíněné chování — "pokud pole prázdné, vynechej tento text". Detaily syntaxe viz dokumentace pro vývojáře.
Použití při psaní e-mailu
- V detailu kontaktu klepněte na Poslat e-mail.
- V editoru e-mailu klepněte na Šablony (nebo ikonu).
- Vyberte šablonu ze seznamu.
- Systém dosadí obsah a personalizuje slučovací značky podle příjemce.
- Doupravte text, případně přidejte přílohy a odešlete.
Použití při tisku faktury / nabídky
Při generování PDF (Tisknout fakturu / Tisknout nabídku) systém automaticky použije aktivní tiskovou šablonu daného typu. Pokud máte víc šablon, lze ji vybrat v dialogu.
Sdílení šablon v týmu
Šablony jsou ve výchozím nastavení osobní — vidíte jen ty, které jste sami vytvořili. Pro sdílení s celým týmem označte šablonu jako sdílenou (nebo veřejnou). Pak ji můžou používat i ostatní.
Co dělat když...
- Slučovací značka se neexpanduje — buď je špatně napsaná, nebo neexistuje pro daný typ šablony. Zkontrolujte v nabídce Vložit pole.
- PDF má jiné formátování než editor — některé HTML styly se v PDF chovají jinak. Pro tiskové šablony preferujte jednodušší rozvržení.
- Šablonu nelze najít při psaní e-mailu — pravděpodobně je osobní jiného uživatele nebo jiného typu. Zkontrolujte v Nastavení.