Tmavý režim
Záznam komunikace
Záznam komunikace slouží k ručnímu zaznamenání aktivit, které neproběhly přes e-mail nebo SMS — typicky telefonátu nebo dopisu. Schůzky a setkání patří do událostí, e-maily se evidují automaticky.
K čemu to slouží
E-maily a SMS se v InTouch CRM evidují samy. Telefonický hovor a klasický papírový dopis ne — pokud chcete, aby byly v historii zákazníka, musíte je zapsat ručně. Bez toho přijde nový kolega o klíčovou informaci typu "včera mu volala paní Veselá a slíbila mu nabídku do pondělí".
Otevření formuláře
- Z hlavní stránky Dnes klepněte v levém panelu na Naplánovat telefonát nebo Napsat dopis.
- Z detailu kontaktu, příležitosti, nabídky nebo objednávky stejně.
Otevře se formulář Vytvořit novou komunikaci.
Pole formuláře
- Kontakt — koho se komunikace týká. Je-li otevřeno z detailu, je předvyplněno.
- Věc — krátký předmět ("Doptání na cenu", "Reklamace zásilky").
- Plánováno — datum a čas, kdy se komunikace má uskutečnit (u plánovaného hovoru). U zpětně zaznamenaného hovoru zde uveďte čas hovoru.
- Připomenout — kdy systém upozorní (výchozí < nepřipomínat >; pro plánované akce nastavte třeba 10 minut předem).
- Typ — Telefon (výchozí) nebo Dopis. Pro telefony lze rovnou doplnit číslo, na které se má volat.
- Popis / poznámky — co bylo řečeno nebo dojednáno (klíčové pole pro tým).
- Provedeno — datum a čas, kdy aktivita reálně proběhla. Vyplníte při zpětném záznamu nebo po vyřízení plánované aktivity.
- Vyřizuje — kdo má aktivitu na starosti. Lze přidat víc lidí, příznak Osobní zápis schová ostatním.
- Vlastník — kdo zápis založil.
- Priorita — Urgentní a důležité až Mělo by se udělat.
- Výsledek — Kontaktován, Nezájem, Nedostupný nebo -. Vyplníte po vyřízení.
Pod tlačítkem Uložit a zpět si můžete rovnou naplánovat navazující komunikaci, schůzku nebo úkol.
Plánovaný vs. zpětný záznam
Formulář pokrývá oba scénáře:
- Plánuji hovor na zítra — vyplňte Plánováno = zítřejší čas, Provedeno ponechte prázdné, nastavte Připomenout. Aktivita se objeví na vašem Dnes v patřičný čas.
- Zpětný záznam právě proběhlého hovoru — vyplňte Plánováno i Provedeno stejným časem (současnost) a doplňte Výsledek a popis.
Po vyřízení
Po proběhlém hovoru otevřete jeho záznam, vyplňte Provedeno, zvolte Výsledek a doplňte poznámku, co bylo dohodnuto. Pokud je třeba navázat dalším krokem (poslat nabídku, zavolat za týden), založte v levém panelu nový úkol nebo další záznam komunikace.
Co dělat když...
- Kontakt v adresáři není — nejdřív ho založte (viz Nový kontakt). Bez existujícího kontaktu komunikaci nezapíšete.
- Záznam se neukázal v historii — zkontrolujte, zda je vyplněno pole Kontakt. Bez něj zápis "visí ve vzduchu" a nezobrazí se na detailu nikoho.
- Potřebuji navázat na obchodní případ — použijte sekci Rozšířené a vyberte konkrétní příležitost, nabídku nebo objednávku.