Tmavý režim
Členství v organizaci
Členství je vazba mezi osobou a firmou (nebo provozovnou). Popisuje, jak osoba k firmě patří — jakou má pozici, za co je zodpovědná a od kdy do kdy ve firmě působí.
K čemu to slouží
Členství řeší situace, které samostatný záznam osoby nebo firmy nezvládne:
- Paní Nová je obchodní ředitelkou firmy ABC — komunikujete s ní v obchodních věcech.
- Pan Starý v téže firmě dostává faktury — fakturační doklady tedy systém posílá jemu.
- Pan Konzultant pracuje současně pro tři různé klienty — jednu osobu vidíte ve třech firmách s různými rolemi.
- Paní Dvořáková v ABC skončila a nastoupila do XYZ — historii komunikace s ABC neztrácíte, jen se uzavře předchozí členství a založí nové.
Díky členství systém ví, komu a v jakém kontextu má posílat jakou komunikaci, a vy máte přehled, kdo za co ve firmě odpovídá.
Přidání osoby do firmy
Z detailu firmy (rychlejší způsob, když chcete přidat nového zaměstnance):
- Otevřete detail firmy.
- V dolní části otevřete záložku Podřazené kontakty (členové).
- Klepněte na Připojit podřazeného - vyhledejte existující osobu nebo na Vytvořit podřazeného - založte novou.
- Vyplňte pracovní pozici (např. "Obchodní ředitel") a zaškrtněte příslušné komunikační příznaky.
- Volitelně doplňte datum nástupu.
- Uložte.
Z detailu osoby (když přiřazujete osobu, která pracuje pro více firem):
- Otevřete detail osoby.
- V dolní části klikněte na Připojit k nadřazenému - vyberte firmu nebo provozovnu nebo Vytvořte nadřazeného, doplňte pozici a uložte.
Příznaky členství
Každá vazba má sadu zaškrtávátek, která určují komunikační roli osoby ve firmě. Slouží automatice — když systém potřebuje "kontaktní osobu pro fakturaci", nejde slepě po jméně, ale podle příznaku.
| Příznak | K čemu slouží |
|---|---|
| Kontaktní osoba | Hlavní osoba pro běžnou komunikaci. Pokud žádný jiný příznak nesedí, systém použije tuto osobu. |
| Obchodní kontakt | Příjemce obchodních sdělení — nabídek, příležitostí, smluv. |
| Technický kontakt | Příjemce technické komunikace — servis, podpora, hlášení problémů. |
| Fakturační kontakt | Komu se posílají faktury a fakturační dotazy. |
| Oprávněný zástupce | Osoba s pravomocí podepisovat smlouvy a činit závazná rozhodnutí (jednatel, prokurista). |
Příznaky se navzájem nevylučují — jedna osoba může být současně kontaktní, obchodní i oprávněná. Pokud pro některou roli žádný člen příznak nemá, systém se vrátí k osobě s příznakem Kontaktní osoba, a v krajním případě komunikuje přímo s firmou (na e-mail uvedený u firmy samotné).
Priorita členství
Pokud má jedna osoba více členství v různých firmách, jedno z nich je hlavní — typicky aktuální zaměstnavatel. Hlavní členství poznáte podle nejnižšího pořadového čísla (priority 1 = nejvyšší).
V přehledu členství můžete pořadí změnit přetažením řádků. Hlavní firma se pak používá například v náhledech, kde je pro osobu místo jen na jednu informaci ("kontaktní osoba pro firmu …"). Aktivní členství (taková, která ještě neskončila) mají vždy přednost před ukončenými.
Ukončení členství
Když osoba z firmy odejde, členství neodstraňujte — uzavřete ho. Tím zachováte historii komunikace a zároveň zabráníte tomu, aby se osoba nadále objevovala v aktuálních seznamech zaměstnanců firmy.
- V seznamu členství otevřete řádek konkrétního členství.
- Doplňte datum odchodu.
- Uložte.
Členství s datem odchodu v minulosti se v seznamech zobrazuje jako neaktivní a do automatické komunikace se už nezapojuje.
Pokud potřebujete osobu z firmy odebrat úplně (např. členství vzniklo omylem), použijte tlačítko Odebrat člena.