Tmavý režim
GDPR souhlasy
Souhlasy evidují, zda kontakt souhlasí, nebo nesouhlasí s konkrétním účelem zpracování svých osobních údajů — typicky se zpracováním samotných údajů a se zasíláním obchodních sdělení.
K čemu to slouží
GDPR vyžaduje, aby správce osobních údajů uměl prokázat, že má pro daný způsob zpracování právní titul. U marketingových kampaní bývá tímto titulem aktivní souhlas příjemce. InTouch CRM proto u každého kontaktu eviduje, jaké souhlasy byly uděleny (nebo odmítnuty), kdy a z jakého zdroje. Při hromadném rozesílání pak systém automaticky vyřadí příjemce, kteří souhlas nedali.
Tři možné stavy každého souhlasu:
- Souhlasí — kontakt aktivně souhlas udělil.
- Nesouhlasí — kontakt souhlas odmítl nebo odvolal.
- Zatím nevíme — nebyl tázán nebo se nevyjádřil.
Souhlasy v detailu kontaktu
V detailu firmy nebo osoby je v sekci Údaje kontaktu podsekce Souhlasy. Zobrazuje seznam definovaných souhlasů (typicky Zpracovávat osobní údaje a Zasílat zpravodaj — sada se nastavuje v číselnících) s tříselným přepínačem stavu pro každý z nich.
- Otevřete detail kontaktu.
- Najděte sekci Souhlasy v pravém sloupci údajů.
- U konkrétního souhlasu zvolte stav (Souhlasí / Nesouhlasí / Zatím nevíme).
- Dole uložte tlačítkem Uložit.
Změna stavu se zaznamená do historie souhlasů — do agendy Souhlasy se uloží nový záznam s datem, uživatelem a zdrojem.
Záložka Souhlasy na detailu
V dolní části detailu kontaktu je mezi záložkami i Souhlasy . Zde vidíte úplnou historii všech souhlasných i nesouhlasných záznamů daného kontaktu — kdy byl udělen, jakým zdrojem (osobně, web, e-mail, import) a kdo ho zaznamenal. Toto je důkazní materiál pro případnou kontrolu úřadu.
Typy a zdroje souhlasů
Sada typů souhlasů (pro co konkrétně) a zdrojů (jak byl získán) je volně rozšiřitelná v Číselnících. Standardní sada obsahuje:
- Typy souhlasů: Zpracování osobních údajů, Zasílání zpravodaje, případné další marketingové či obchodní účely.
- Zdroje souhlasů: Osobně, Webový formulář, E-mail, Telefon, Import.
Některé souhlasy se týkají jen osob, jiné jen firem — to lze nastavit v definici typu.
Odvolání souhlasu
Když kontakt souhlas odvolá:
- Otevřete jeho detail.
- V sekci Souhlasy přepněte stav daného souhlasu na Nesouhlasí.
- Uložte.
Odvolání se zaznamená do historie. Při dalším hromadném e-mailu nebo SMS systém kontakt automaticky přeskočí — viz Hromadný e-mail.
Hromadné nastavení souhlasů
Pokud potřebujete najednou nastavit souhlas u většího počtu kontaktů (typicky po podpisu smluv nebo importu adres z webové akce), použijte funkci Hromadné změny — viz Hromadné změny. Hromadné nastavení vždy zaznamená každému kontaktu samostatný záznam do historie souhlasů, takže důkaznost zůstává zachována.
Co dělat když...
- Hromadný e-mail nedorazil některým příjemcům — zkontrolujte, zda mají souhlas se zasíláním zpravodaje. Bez stavu Souhlasí je systém automaticky vyřadil.
- Po importu nemají kontakty žádný souhlas — zaměstnanecký import nenastavuje souhlasy. Doplňte je hromadně přes Hromadné změny, nebo definujte zdroj Import a doplňte přes API.
- Kontakt tvrdí, že nikdy souhlas nedal, a přesto je v marketingu — otevřete jeho záložku Souhlasy v dolní části detailu a zkontrolujte historii (kdy a kým byl zaznamenán).