Dokumentace k InTouch CRM

Tmavý režim

E-mailové účty ​

E-mailový účet je propojení vaší poštovní schránky s InTouch CRM. Po jeho nastavení můžete pracovat s poštou přímo v sekci Moje pošta, e-maily se automaticky synchronizují a páruje se s kontakty v adresáři.

K čemu to slouží ​

Bez nakonfigurovaného e-mailového účtu funguje InTouch CRM jen pro odchozí systémové notifikace, ale neuvidíte v něm vlastní příchozí poštu. Po propojení:

  • Příchozí zprávy se stahují přes IMAP a zařazují do Mojí pošty.
  • Odchozí zprávy odesílané z CRM jdou přes váš SMTP server, takže mají správné jméno odesílatele a domény.
  • Spárování s kontaktem probíhá automaticky podle e-mailové adresy.
  • Záznamy historie na detailu kontaktu obsahují všechny e-maily, ne jen ty psané z CRM.

Otevření ​

V hlavní navigaci klepněte na Nastavení, v bloku Osobní nastavení klepněte na E-mailové účty. Zobrazí se seznam vašich nakonfigurovaných účtů (typicky prázdný, dokud si nepřidáte první).

Přidání e-mailového účtu ​

  1. Klepněte na Přidat účet.
  2. Vyplňte:
    • Název účtu — pro vaši orientaci (např. "Pracovní Gmail").
    • E-mailová adresa — celá (např. karel@firma.cz).
    • Vaše jméno — jak se má jevit v poli Od odchozích zpráv.
    • IMAP server — adresa příchozího serveru, port (typicky 993 pro IMAPS).
    • SMTP server — adresa odchozího serveru, port (typicky 587 pro STARTTLS, 465 pro SMTPS).
    • Uživatelské jméno a heslo — přihlašovací údaje k poštovní schránce.
    • Šifrování — TLS/STARTTLS doporučeno.
  3. Klepněte na Otestovat připojení. Systém se zkusí připojit k oběma serverům a potvrdí, zda jsou údaje správné.
  4. Pokud test prošel, klepněte na Uložit.

Speciální případy ​

Gmail / Google Workspace ​

Pro Gmail je třeba povolit přístup aplikací třetích stran. Doporučení:

  1. V Google účtu zapněte dvoufaktorové ověřování.
  2. Vygenerujte heslo aplikace (App password) pro InTouch CRM.
  3. V InTouch CRM zadejte toto heslo místo svého běžného hesla.
  4. IMAP server: imap.gmail.com:993, SMTP: smtp.gmail.com:587.

Microsoft 365 / Outlook.com ​

Podobně jako u Gmailu — vyžaduje moderní autentizaci nebo heslo aplikace. Pro M365 v některých organizacích bývá IMAP zakázaný; pak je třeba požádat IT správce o povolení.

Vlastní hosting ​

Údaje vám sdělí poskytovatel vašeho hostingu nebo IT správce.

Sdílené účty ​

Některé instalace umožňují vytvořit účet jako sdílený — pak ho vidí víc uživatelů a slouží jako sdílená pošta. Toto nastavení spravuje typicky správce, ne běžný uživatel.

Více účtů ​

Můžete si přidat víc účtů — např. osobní pracovní + zákaznický servisní účet. Při psaní nového e-mailu pak vyberete, ze kterého chcete odeslat.

Synchronizace ​

Po uložení účtu začne InTouch CRM stahovat poštu z IMAP serveru. První synchronizace u větší schránky může trvat několik minut až desítky minut (stahuje se historie). Další synchronizace probíhají na pozadí v intervalu několika minut.

Manuální stažení vyvoláte v E-mail → Moje klepnutím na Odeslat/Přijmout.

Co dělat když... ​

  • Test připojení selže s chybou hesla — zkontrolujte uživatelské jméno a heslo. U Gmailu/M365 použijte heslo aplikace, ne hlavní heslo.
  • Test prošel, ale e-maily nepřicházejí — zkontrolujte, že IMAP složka existuje (typicky INBOX) a obsahuje data. U některých serverů je třeba zaškrtnout přihlášení i k odeslaným zprávám.
  • Odchozí zpráva uvízne v K odeslání — chyba SMTP. Otevřete účet a otestujte spojení znovu, sledujte chybu.
  • Příchozí zprávy nejsou párovány s kontakty — probíhá první synchronizace a párování ještě nedoběhlo. Pro vynucení použijte v Nastavení akci Přiřadit nepřiřazené e-maily ke kontaktům.

Viz také ​