Tmavý režim
Sdílená pošta
Sdílená pošta je e-mailová schránka, kterou používá víc lidí najednou — typicky hlavní firemní info@, podpora@, obchod@ nebo schránka konkrétního týmu. Každý z členů týmu vidí všechny příchozí zprávy a může je zpracovat.
K čemu to slouží
Sdílená schránka řeší klasický problém týmů, které spolu pracují přes jeden e-mail: "Kdo z vás odpověděl tomu klientovi včera večer? Já jsem mu právě napsal sám." V InTouch CRM:
- Každá zpráva má stav zpracování — vidíte, která čeká na odpověď a která je již vyřízená.
- Zprávu lze přiřadit konkrétnímu kolegovi ke zpracování. Ten ji uvidí mezi svými přiřazenými.
- Je vidět, kdo zprávu otevřel a kdo na ni odpověděl, takže nedochází ke dvěma souběžným odpovědím.
Otevření sdílené pošty
V hlavní navigaci klepněte na E-mail a v podnabídce na Sdílené. Zobrazí se seznam zpráv ze všech sdílených schránek, ke kterým máte přístup.
Rozhraní je stejné jako u Mojí pošty — složky vlevo, seznam zpráv uprostřed, panel s akcemi. Navíc každá zpráva nese informaci o aktuálním stavu zpracování.
Stavy zpracování
E-mail ve sdílené schránce prochází těmito stavy:
| Stav | Význam |
|---|---|
| Nový | Právě přišel, ještě nikdo se ho nezúčastnil. |
| Otevřený | Některý z týmu zprávu četl, ale ještě ji nevyřídil. |
| Přiřazený | Zpráva má konkrétního zpracovatele. |
| Vyřízený | Práce na zprávě je hotová (odpověděno, předáno do helpdesku, …). |
Stav lze přepnout ručně buď v detailu emailu,
nebo pod seznamem po výběru vyřízených emailů
Přiřazení zprávy kolegovi
- Otevřete sdílenou schránku a vyberte zprávu.
- V detailu zprávy klepněte do políčka Vyřizuje a vyberte uživatele nebo skupinu (např. Obchodníci) a uložte.
Přiřazení lze kdykoliv změnit. Vyřizující uživatel uvidí zprávu ve svém přehledu po zapnutí filtru Jsem vyřizujíci (nebo v záložce Dnes/Kalendář v Připomínkách) a očekává se, že ji zpracuje.
Pravidla a automatické akce
Pro opakující se případy lze v Nastavení → Automatizace e-mailů vytvořit pravidla, která:
- Automaticky přiřadí zprávu uživateli podle adresy odesílatele.
- Označí zprávu kategorií podle slov v předmětu.
- Přesunou zprávu do konkrétní složky.
- Z příchozí zprávy založí helpdeskový problém.
Podrobnosti viz Automatizace e-mailů.
Konfigurace přístupu
Která schránka je sdílená a kdo k ní má přístup, určuje správce v Nastavení → E-mailové účty. Standardní uživatelé tady nic nemění, jen z této sekce vidí, ke kterým schránkám mají přístup.
Co dělat když...
- Sdílená schránka se nezobrazuje — nemáte přístup. Požádejte správce o přidělení.
- Dva kolegové odpověděli najednou — nastavte si zvyk: před odpovědí přiřadit zprávu sobě. To ostatním signalizuje, že se jí věnujete.
- Zpráva uvízla v Novém stavu — nikdo si ji nevšiml. Doporučení: nastavte automatické pravidlo pro upozornění odpovědné osoby u nezpracovaných zpráv starších než 24 hodin.