Dokumentace k InTouch CRM

Tmavý režim

Faktury ​

Faktura je daňový doklad pro zákazníka. V InTouch CRM se faktury vždy generují z objednávky — samostatně bez objednávky vznikat nemůže. Tím je zajištěno, že to, co fakturujete, odpovídá tomu, co bylo objednáno.

K čemu to slouží ​

Faktura plní v systému několik rolí najednou:

  • Je daňovým dokladem pro účetnictví.
  • Eviduje, co máte u zákazníka inkasovat.
  • Slouží jako podklad pro automatické upomínání po splatnosti.
  • Po spárování s bankovní transakcí se mění na zaplacenou — máte přehled o saldu.

Než začnete fakturovat ​

Faktura potřebuje pár nastavení, která musíte mít hotová:

  • Číselná řada faktur — pod jakým prefixem a od jakého čísla mají faktury vznikat (např. 2026XX-NNNN). Nastavíte v Nastavení → Číselné řady.
  • Obvyklá splatnost — kolik dnů má zákazník na zaplacení. Nastavíte v Nastavení → Nastavení kontaktů a osob.
  • Šablona PDF — vzhled vystavené faktury (logo, hlavička, razítko, IBAN). Viz Šablony.

Otevření přehledu ​

V hlavní navigaci klepněte na Obchodování → Faktury. Otevře se seznam vystavených faktur.

Seznam faktur

V levém panelu pod Zobrazení najdete:

  • Filtrovat faktury — pokročilý filtr.
  • Pohledy — uložené filtry.
  • Zobrazit saldokonto — přehled neuhrazených faktur podle zákazníků.
  • Přizpůsobit seznam.

Pod Výstupy je Tisknout faktury (pro hromadný tisk vybraných).

Vystavení faktury ​

Faktura se zakládá z konkrétní objednávky, ne ze samostatné agendy.

  1. Otevřete detail objednávky.
  2. V levém panelu klepněte na Vytvořit fakturu.
  3. Systém přenese:
  4. Doplňte:
    • Číslo faktury — generuje se automaticky z aktivní číselné řady.
    • Datum vystavení (výchozí dnešní).
    • Datum zdanitelného plnění.
    • Splatnost — výchozí podle nastavení.
    • Způsob platby (převodem, hotově, kartou, dobírka).
  5. Zkontrolujte celkovou částku a DPH.
  6. Klepněte na Uložit.

Faktura

Z jedné objednávky lze vystavit i víc faktur (např. zálohu a doplatek).

Generování PDF a odeslání ​

V detailu faktury v levém panelu - Tisknout fakturu máte na výběr Výstup

  • Zobrazit — vygeneruje PDF podle aktivní šablony.
  • Připojit k novému e-mailu — otevře e-mail s předvyplněným příjemcem, předmětem a PDF v příloze. Po odeslání se záznam uloží do Aktivit zákazníka.

Tisk faktury

Stavy a sledování úhrady ​

Faktura má stavy:

  • Vystavená — uložená, neodeslaná.
  • Odeslaná — předaná zákazníkovi.
  • Zaplacená — spárovaná s bankovní transakcí, úhrada dorazila.
  • Po splatnosti — splatnost prošla, faktura není zaplacena. V seznamu se zvýrazňuje červeně.

Pro celkový pohled "kdo dluží kolik a jak dlouho" otevřete Zobrazit saldokonto.

Automatické upomínání ​

Pro faktury po splatnosti lze nastavit automatické upomínky - Nastavení/Upomínání faktur. Systém pak v zadaných intervalech (např. 7, 14, 30 dní po splatnosti) odešle e-mail podle šablony.

Oprava a storno ​

Faktury se po vystavení neopravují přepisem (důvody účetní). Postup oprav:

  • Drobná chyba před odesláním — fakturu lze upravit, dokud nebyla odeslána ani zaplacena.
  • Odeslanou nebo zaplacenou fakturu — nelze upravit. Vystavte opravný daňový doklad (dobropis) na rozdíl, případně celou fakturu stornujte a vystavte novou.

Co dělat když... ​

  • Faktura nešla vystavit — buď není aktivní číselná řada, nebo nemáte oprávnění. Kontaktujte správce.
  • Zákazník neplatí — sledujte saldokonto a aktivujte automatické upomínky. Pro vážnější případy zaznamenejte aktivitu (telefonát, dopis) jako důkaz upomínání.
  • Platba se nespárovala automaticky — viz Transakce. Spárujte ručně.

Viz také ​