Dokumentace k InTouch CRM

Tmavý režim

Automatizace e-mailů ​

Automatizace e-mailů je sada pravidel "když přijde zpráva splňující X, udělej Y". Slouží k automatickému třídění, přiřazování a značení příchozích e-mailů, abyste manuální práci nedělali pokaždé znovu.

K čemu to slouží ​

Praktické scénáře:

  • "E-maily z domény @dodavatel.cz přesunout do složky Faktury a označit kategorií Účetnictví."
  • "Zprávy s předmětem začínajícím na [OBJEDNÁVKA] přiřadit k existující objednávce podle čísla v textu."
  • "Reklamace (obsah obsahuje 'reklamace') automaticky převést na helpdeskový problém a přiřadit konkrétnímu řešiteli."
  • "Nevyžádanou poštu od inzerentů automaticky přesunout do koše."

Pravidla zpracují každou novou zprávu hned po stažení a šetří minuty denně.

Otevření ​

V hlavní navigaci klepněte na Nastavení a v bloku Osobní nastavení klepněte na Automatizace e-mailů. Otevře se seznam pravidel.

Vytvoření pravidla ​

  1. Klepněte na Přidat pravidlo.
  2. Vyplňte:
    • Název — výstižný (např. "Faktury od dodavatele XY").
    • Aktivní — zaškrtnuto.
    • Účet — pro který e-mailový účet pravidlo platí (nebo všechny).
  3. Definujte podmínky. Lze kombinovat víc podmínek logikou AND (musí platit všechny):
    • Od (odesílatel) — celá adresa nebo doména (@dodavatel.cz).
    • Komu, Kopie — adresa příjemce.
    • Předmět obsahuje — text nebo regulární výraz.
    • Tělo obsahuje — text v obsahu zprávy.
    • Příloha — obsahuje přílohu / přílohu s konkrétním názvem nebo typem.
    • Velikost — větší/menší než N kB.
  4. Definujte akce, které se mají provést, když podmínky platí:
    • Přesunout do složky — vlastní složka, koš, archiv.
    • Označit jako přečtené / Označit příznakem (vlajka).
    • Přiřadit kategorii.
    • Přiřadit zákazníkovi — pokud má systém zjistit kontakt podle jiného pravidla, než výchozí (např. text v předmětu).
    • Vytvořit problém v helpdesku.
    • Vytvořit úkol pro konkrétního uživatele.
    • Přeposlat na jinou adresu.
    • Smazat — definitivně zahodit (pozor!).
  5. Uložte.

Pravidla se vyhodnocují v pořadí, ve kterém jsou vyjmenována — řazení můžete měnit přetažením. První pravidlo, které "sedne", se aplikuje, ostatní (pokud nemají příznak Pokračovat dál) se přeskočí.

Tipy a ukázky ​

Automatické vytvoření helpdeskového problému ​

Pokud máte sdílenou schránku support@firma.cz:

  • Podmínka: Komu obsahuje support@firma.cz.
  • Akce: Vytvořit problém + přiřadit skupině < Podpora >.

Tím zbavíte tým ručního zakládání problémů z příchozích e-mailů — projde se to samo.

Automatické přiřazení podle čísla objednávky ​

  • Podmínka: Předmět obsahuje regex \d{6,}.
  • Akce: Přiřadit zákazníkovi a objednávce podle nalezeného čísla.

Filtr spamu ​

  • Podmínka: Předmět obsahuje "Re: Vaše výhra" nebo "Pán Doktor Mbeki".
  • Akce: Přesunout do Spam.

Co dělat když... ​

  • Pravidlo nefunguje — zkontrolujte, že je Aktivní, že podmínky odpovídají skutečnému obsahu e-mailu, a že žádné dřívější pravidlo nezachytilo zprávu před ním.
  • Pravidlo zachytává moc zpráv — podmínky jsou příliš obecné. Přidejte další (např. konkrétní doménu místo jen předmětu).
  • Automaticky vytvořený problém má prázdný popis — některé klienty posílají HTML bez textové verze. Upravte pravidlo, aby použilo HTML obsah.

Viz také ​