Dokumentace k InTouch CRM

Tmavý režim

Správce souborů (Dokumenty) ​

Sekce Dokumenty je pokročilý správce souborů, který slouží k propojení firemního úložiště dokumentů (NAS, FTP, WebDAV, lokální disk) s InTouch CRM. Soubory pak vidíte přímo u záznamů, ke kterým patří, namísto v separátní složce na disku.

K čemu to slouží ​

Klasický problém: smlouvy, předávací protokoly a faktury jsou na sdíleném disku v adresáři typu \\server\smlouvy\2026\NovákJan. Když chcete najít smlouvu se zákazníkem, musíte vědět, kde to je. Když dokument spravuje kolegyně, musíte vědět, jak ho pojmenovala. A když nový kolega přijde, musí se to celé naučit.

InTouch CRM tento problém řeší dvěma způsoby:

  • Soubory u záznamu (jednodušší, běžnější): v detailu kontaktu, objednávky nebo helpdeskového problému je záložka Soubory — sem nahrajete dokument a je propojen s konkrétním záznamem. Tohle je hlavní způsob práce se soubory.

Soubory u záznamu

  • Připojené svazky (pokročilé): celá adresářová struktura sdíleného úložiště se zpřístupní v sekci Dokumenty, takže prohlížíte soubory přímo z webu CRM. Hodí se pro velké archivy, které chcete mít dostupné, ale ne nutně přiřazené ke konkrétnímu záznamu.

Otevření přehledu ​

V hlavní navigaci klepněte na Dokumenty. Otevře se hlavní stránka Správce souborů s úvodní složkou Dokumenty / Připojené soubory.

Dokumenty

V levém panelu pod Nový záznam je akce Připojit svazek.

Připojení svazku ​

Toto je administrátorská akce — typicky ji dělá správce systému, ne běžný uživatel.

  1. V pravém panelu klepněte na Připojit svazek.
  2. Vyplňte:
    • Identifikátor
    • Připojit jako název svazku (jak se má zobrazit v navigaci).
    • Cesta k úložišti.
  3. Uložte. Svazek se objeví v seznamu a soubory v něm jsou ihned dostupné.

Přidat svazek

Soubory přímo u záznamu (doporučeno) ​

Pro běžnou práci je rychlejší a praktičtější nahrávat soubory přímo k záznamům:

  1. Otevřete detail kontaktu, objednávky, příležitosti, problému, …
  2. Dolu je záložka Soubory — sem nahrajete dokument.
  3. Soubor je propojen se záznamem — vidíte ho v záložce Soubory v dolní části detailu, a kdokoliv s přístupem k záznamu ho také vidí.
  4. Seznam připojených souborů je možné sledovat i kliknutím v levém panelu na Soubory záznamu.

Tímto způsobem si můžete u smlouvy hned uložit její podepsané PDF, k reklamaci foto poškozeného zboží, ke školení prezentaci a tak dál.

Stromová struktura a oprávnění ​

Pokud spravujete svazek, můžete uvnitř vytvářet:

  • Složky pro logické členění (např. Smlouvy, Faktury, Marketingové materiály).

Složky

  • Oprávnění — kdo z týmu může dovnitř, kdo jen číst, kdo i upravovat. Nastavení respektuje role uživatelů z Nastavení.

Úprava složky

Sdílení a stahování ​

Soubor lze:

  • Otevřít kliknutím (PDF, obrázky se otevřou přímo v prohlížeči).
  • Stáhnout na disk.
  • Sdílet odkazem — pokud má svazek veřejnou URL (záleží na typu).

Co dělat když... ​

  • Žádný svazek není v navigaci — nemáte připojený žádný. Pro běžnou práci využívejte spíš Soubory záznamu v detailu konkrétní agendy.
  • Soubor nelze nahrát — limit velikosti (obvykle 20 MB) nebo nepodporovaný formát. Pro větší soubory použijte připojený svazek místo přílohy záznamu.
  • Soubor nemohu najít — globální vyhledávací políčko v hlavičce aplikace prohledává i názvy souborů a obsah textových dokumentů.

Viz také ​