Přehled kontaktů

Adresář je centrální evidence všech kontaktů, se kterými vaše firma pracuje — zákazníků, dodavatelů, obchodních partnerů, jejich provozoven, zaměstnanců i pracovních skupin.

K čemu to slouží

Adresář je společný jmenovatel celého InTouch CRM. Na kontakty navazuje téměř vše ostatní:

• Komunikace — e-maily, hovory a SMS jsou vždy spojené s nějakým kontaktem.
• Obchod — poptávky, nabídky, objednávky a faktury vystavujete na konkrétní firmu nebo osobu.
• Plánování — úkoly a schůzky se přiřazují kontaktům.
• Marketing — kampaně cílíte na vybrané skupiny kontaktů.

Díky tomu, že každý kontakt existuje v adresáři jen jednou, máte na jednom místě úplnou historii spolupráce — a všichni v týmu se dívají na stejná data.

Jak je adresář organizován

Adresář není plochý seznam jmen. Záznamy se skládají do tří úrovní, které dohromady popisují, s kým a v jaké roli jednáte:

Firma  ─┬─  Provozovna  ─┬─  Osoba
        │                │
        └─  Osoba        └─  Osoba

• Firma stojí na vrcholu — je to organizace jako celek (právní subjekt, IČO, sídlo).
• Provozovna patří pod firmu a reprezentuje její pobočku, sklad nebo odštěpný závod s vlastní adresou.
• Osoba je konkrétní člověk. Může být napojená přímo na firmu, na konkrétní provozovnu, nebo stát úplně sama (např. soukromý zákazník).

Kterákoliv z těchto úrovní může v konkrétním záznamu chybět. Soukromý zákazník je jen osoba. Anonymní zájemce z webového formuláře nemusí mít zatím ani jméno. Naopak velký dodavatel může mít desítky provozoven a stovky kontaktních osob.

Toto uspořádání umožňuje, aby se na jednu osobu díval systém ve správném kontextu — víte nejen kdo to je, ale i za jakou firmu a za jakou pobočku právě jedná.

Typ identity

Každý záznam v adresáři má jeden povinný atribut — Typ identity. Typ určuje, co záznam reprezentuje, a podle něj se přizpůsobuje formulář, dostupná pole i chování v ostatních modulech (např. zda lze záznamu vystavit fakturu).

Typ identity	Co znamená
Firma	Organizace, instituce, úřad — právnická osoba s IČO.
Fyzická osoba	Soukromá osoba, která nepodniká.
Živnostník	Podnikající fyzická osoba (OSVČ). Má jméno člověka, ale i IČO a obchodní značku.
Provozovna	Pobočka, sklad nebo odštěpný závod patřící pod firmu.
Pracovní pozice	Role v organizaci (např. účetní, recepční) — obsazení se může v čase měnit.
Oddělení	Útvar uvnitř organizace (např. HR, IT podpora).
Rodina	Sdružuje dvě a více fyzických osob žijících společně.
Skupina	Volně sestavená pracovní skupina osob napříč firmami.
Robot	Neosobní subjekt — typicky e-shop nebo jiný systém, který automaticky zapisuje do CRM.
Anonym	Kontakt, u něhož zatím známe jen kontaktní údaj (e-mail, telefon), ne jméno.

Typ identity volíte při založení nového kontaktu a později jej zpravidla neměníte — určuje totiž základní povahu záznamu. Pokud potřebujete převést například Anonym na plnohodnotnou Fyzickou osobu, stačí doplnit chybějící údaje; typ se přizpůsobí automaticky.

Zobrazení adresáře

Adresář otevřete v hlavním menu volbou Kontakty. Otevře se tabulkový seznam s horními záložkami, které slouží jako rychlý filtr podle typu identity:

• Vše — všechny kontakty pohromadě (firmy, osoby i provozovny v jednom seznamu).
• Firmy — pouze organizace.
• Osoby — fyzické osoby a živnostníci.
• Provozovny — pobočky firem.
• Skupiny — pracovní skupiny a rodiny.
• Členství — vazby mezi osobami a firmami (kdo pro koho pracuje).

V každé záložce můžete kontakty řadit kliknutím na záhlaví sloupce, fulltextově vyhledávat a zužovat výběr pomocí filtrů a pohledů v levém panelu.

Viz také

• Nový kontakt — jak založit firmu, osobu nebo provozovnu
• Firmy
• Osoby
• Provozovny
• Skupiny
• Členství — vazby osob na firmy
• Kontaktní údaje
• Slučování duplicit