Tmavý režim
Úprava a smazání kontaktu
Existující kontakt lze kdykoliv otevřít, doplnit, opravit a uložit. Smazání je možné jen v omezených případech — hlavní cestou je úprava.
K čemu to slouží
Údaje firem a osob se přirozeně mění — stěhování, výměna kontaktní osoby, oprava překlepu po importu, doplnění bankovního účtu před první fakturací. Veškerou práci s detailem kontaktu — od změny e-mailu po doplnění členství — řešíte v jednom formuláři.
Otevření kontaktu k úpravě
Detail (a zároveň editační formulář) kontaktu otevřete kterýmkoli z těchto způsobů:
- V seznamu Kontakty klepněte na řádek (na jméno nebo název firmy).
- V poli Otevřít záznam v levém panelu napište kód kontaktu.
- Z odkazů v jiných agendách (z e-mailu, faktury, příležitosti — všude, kde je kontakt zmíněn).
V InTouch CRM neexistuje samostatný "náhledový" režim — detail kontaktu je rovnou editační, takže žádné tlačítko Upravit zde není. Můžete přímo přepisovat pole nebo přidávat nové údaje.
Změna polí
- Klepněte do pole, které chcete změnit (název, IČO, DIČ, Důležitost, Původ, …) a přepište hodnotu.
- Pokud potřebujete pole, které ve formuláři není vidět, použijte rozbalovač přidat pole vedle Typu identity.
- Dole klepněte na Uložit (zůstanete na stránce) nebo Uložit a zpět (vrátí vás na seznam).
Bez uložení se změny neuloží.
Kontaktní údaje a adresy
Kontaktní údaje (e-maily, telefony, weby) a adresy se spravují přímo v sekcích Kontaktní údaje a Adresy uvnitř detailu:
- Přidat kontaktní údaj / Přidat adresu — přidá nový řádek.
- Ikonka vedle existujícího řádku slouží k změne pořadí.
Podrobnosti k druhům kontaktních údajů viz Kontaktní údaje.
Poštovní adresy
Každý kontakt může mít až dvě adresy — typicky sídlo a samostatnou doručovací nebo fakturační adresu. Tlačítkem Přidat adresu doplníte druhou. Adresu odstraníte tak, že vymažete obsah polí (ulice, PSČ, město) a uložíte záznam.
Víceřádková ulice
U zahraničních adres bývá potřeba víc řádků pro ulici. Stiskněte Enter v poli pro ulici a pole se automaticky zvětší o další řádek. Stisknutím Delete na prázdném řádku jej zase zmenšíte.
Pod každou adresou najdete trojúhelníček, který otevře panel s rozšířenými parametry — země, stát, GPS souřadnice a čtyři příznaky typu adresy. Příznaky ovlivňují, kterou adresu systém použije v tiskových výstupech (dopis jde na poštovní, faktura na fakturační, dodací list na doručovací):
| Příznak | K čemu slouží |
|---|---|
| Sídlo | Oficiální sídlo firmy (dle rejstříku) nebo trvalé bydliště osoby. |
| Faktury | Preferovaná adresa pro zasílání faktur a dalších účetních dokladů. Faktura je vždy vystavena na sídlo, příznak ovlivňuje jen doručení. |
| Dodací | Preferovaná adresa pro dodávky zboží. |
| Pošta | Preferovaná adresa pro běžnou korespondenci. |
Stejné ikony jsou vidět i vedle ulice v hlavním pohledu — nemusíte tedy otevírat panel, abyste zjistili typ. Vedle pole souřadnic najdete ikonu , která otevře dané místo v Google Mapách.
Členství a vazby
Záložky Nadřazené kontakty a Podřazené kontakty v dolní části formuláře slouží k navázání osob na firmy (a opačně). Postup je popsán v Členství v organizaci.
Akce v levém panelu
V levém panelu detailu jsou na jednom místě všechny akce, které lze nad kontaktem provést. Mimo jiné:
- Naplánovat telefonát, Naplánovat schůzku, Zadat úkol
- Poslat e-mail, Poslat e-mail všem (všem členům firmy), Poslat SMSku, Napsat dopis
- Přidat příležitost, objednávku, problém, Vytvořit nabídku
- Vykázat práci, Spustit sledování času
- E-maily kontaktu, Komunikace kontaktu, Objednávky kontaktu, Faktury kontaktu, Problémy kontaktu — přehledy navázaných záznamů
- Soubory záznamu — přílohy a dokumenty
- Duplikovat kontakt — vytvoří kopii s vyplněnými údaji
- Smazat kontakt — viz dále
- Tisknout kontakt, Tisknout produkty kontaktu, Ziskovost
Smazání kontaktu
V levém panelu klepněte na Smazat kontakt. Systém zobrazí potvrzovací dialog.
Smazání je možné pouze tehdy, když na kontaktu nevisí žádné navazující záznamy — tedy žádná komunikace, faktura, objednávka, příležitost, úkol ani členství. To je obvyklé jen u úplně nových kontaktů, které vznikly omylem.
Pro běžné případy "kontakt už není aktivní" smazání není vhodný nástroj — ztratili byste historii. Místo toho:
- Pokud osoba odešla z firmy, ukončete členství datumem odchodu (viz Členství). Osoba zůstane v adresáři, ale přestane vystupovat jako aktivní zaměstnanec firmy.
- Pokud firma zanikla, přepněte její Důležitost na Bývalý zákazník nebo Nezákazník. Tím ji vyřadíte z aktivních filtrů, ale historie zůstane zachována.
- Pokud máte v adresáři dva záznamy stejné firmy, slučte je (viz Slučování duplicit).
Co dělat když...
- Pole nelze přepsat — pravděpodobně nemáte oprávnění k úpravě tohoto kontaktu. Obraťte se na správce.
- Tlačítko Smazat kontakt nereaguje / hlásí chybu — kontakt má navázané záznamy. Použijte ukončení členství, změnu důležitosti nebo sloučení.
- Změna se po uložení neprojevila — zkontrolujte, zda jste skutečně klepli na Uložit, a zda systém nehlásil chybu validace u některého pole.