Tmavý režim
Kategorie kontaktů
Kategorie jsou volné štítky pro logické členění záznamů — kontaktů, produktů, událostí, úkolů, dokumentů. Nemusí být ploché — mohou tvořit stromovou strukturu (kategorie → podkategorie).
K čemu to slouží
Kategorie pomáhají v každodenní práci ve dvou momentech:
- Při filtrování — "Ukaž mi všechny VIP zákazníky z regionu Praha", "Najdi všechny produkty v kategorii Náhradní díly".
- Při hromadných akcích — "Pošli newsletter všem zákazníkům v kategorii Maloobchod".
Bez kategorií byste museli každou skupinu definovat ručně. Kategorie umožňují segmentaci, kterou systém pak respektuje všude.
Otevření
V hlavní navigaci klepněte na Nastavení a v bloku Kontakty klepněte na Kategorie kontaktů. Otevře se editor kategorií. Podobné položky jsou v jiných blocích pro jiné typy záznamů: Kategorie událostí, Kategorie úkolů, Kategorie obsahu.
Vytvoření kategorie
- Vyplňte Název — výstižný (např. "VIP zákazník", "Maloobchod", "Bývalý zákazník").
- Uložte.
Kategorie je ihned k dispozici v polích Kategorie ve formulářích kontaktů.
Přiřazení kategorie záznamu
V detailu kontaktu, produktu, události nebo úkolu je pole Kategorie (u kontaktu se objeví po výběru Kategorie v rozbalovači přidat pole). Klepnutím vyberete jednu nebo víc kategorií.
Hromadné přiřazení kategorie skupině kontaktů provedete přes Hromadné změny → akce Přiřadit hodnoty.
Filtrování podle kategorie
V agendě Kontakty lze přepnout filtr na Podle kategorie a vybrat jednu nebo víc kategorií. Systém zobrazí jen kontakty patřící do vybraných kategorií. Filtr lze uložit jako vlastní pohled.
Kategorie vs. dynamické atributy vs. číselníky
Tyto tři pojmy se občas pletou:
- Kategorie — jednoduché štítky se stromovou strukturou. Záznam jich může mít víc.
- Dynamické atributy — vlastní pole s typem (text, číslo, datum, výběr). Záznam má jednu hodnotu.
- Číselníky — sady předdefinovaných hodnot pro konkrétní pole (např. seznam regionů, jednotek měření).
Pravidlo: pro štítkování použijte kategorie; pro vlastní data o záznamu (např. "Počet zaměstnanců") použijte dynamický atribut; pro standardizovanou nabídku hodnot ("Praha / Brno / Ostrava / …") použijte číselník.
Smazání nebo přejmenování
- Přejmenování je bezpečné — všechny záznamy s kategorií zůstanou, jen se začnou zobrazovat pod novým názvem.
- Smazání je možné jen u kategorie, kterou nemá přiřazenu žádný záznam. Pokud má, systém vás na to upozorní. Buď nejdřív hromadně přesuňte záznamy do jiné kategorie, nebo kategorii označte jako neaktivní (skryje se z výběrů, ale historie zůstane).
Co dělat když...
- Ve formuláři nevidím pole Kategorie — u kontaktu je třeba ho přidat přes rozbalovač přidat pole.
- Vytvořil jsem moc kategorií a je v tom chaos — slučte podobné a sjednoťte. Lépe málo přesných kategorií než spousta nejasných.