Dokumentace k InTouch CRM

Tmavý režim

Kategorie kontaktů ​

Kategorie jsou volné štítky pro logické členění záznamů — kontaktů, produktů, událostí, úkolů, dokumentů. Nemusí být ploché — mohou tvořit stromovou strukturu (kategorie → podkategorie).

K čemu to slouží ​

Kategorie pomáhají v každodenní práci ve dvou momentech:

  • Při filtrování — "Ukaž mi všechny VIP zákazníky z regionu Praha", "Najdi všechny produkty v kategorii Náhradní díly".
  • Při hromadných akcích — "Pošli newsletter všem zákazníkům v kategorii Maloobchod".

Bez kategorií byste museli každou skupinu definovat ručně. Kategorie umožňují segmentaci, kterou systém pak respektuje všude.

Otevření ​

V hlavní navigaci klepněte na Nastavení a v bloku Kontakty klepněte na Kategorie kontaktů. Otevře se editor kategorií. Podobné položky jsou v jiných blocích pro jiné typy záznamů: Kategorie událostí, Kategorie úkolů, Kategorie obsahu.

Vytvoření kategorie ​

  1. V editoru kategorií klepněte na Přidat kategorii.
  2. Vyplňte:
    • Název — výstižný (např. "VIP zákazník", "Maloobchod", "Bývalý zákazník").
    • Nadřazená kategorie (volitelně) — pro stromové členění.
    • Barva (volitelně) — pro barevné odlišení v seznamech.
  3. Uložte.

Kategorie je ihned k dispozici v polích Kategorie ve formulářích kontaktů.

Stromová struktura ​

Příklad smysluplné struktury:

Zákazníci
├── VIP
├── Stálí
├── Nový lead
└── Bývalí

Dodavatelé
├── Hlavní
└── Doplňkoví

Partneři
├── Servisní
└── Distribuční

Hloubka stromu může být libovolná, ale doporučujeme jen 2–3 úrovně, aby se v něm šlo vyznat.

Přiřazení kategorie záznamu ​

V detailu kontaktu, produktu, události nebo úkolu je pole Kategorie (u kontaktu se objeví po výběru Kategorie v rozbalovači přidat pole). Klepnutím vyberete jednu nebo víc kategorií.

Hromadné přiřazení kategorie skupině kontaktů provedete přes Hromadné změny → akce Přiřadit hodnoty.

Filtrování podle kategorie ​

V agendě Kontakty lze přepnout filtr na Podle kategorie a vybrat jednu nebo víc kategorií. Systém zobrazí jen kontakty patřící do vybraných kategorií. Filtr lze uložit jako vlastní pohled.

Kategorie vs. dynamické atributy vs. číselníky ​

Tyto tři pojmy se občas pletou:

  • Kategorie — jednoduché štítky se stromovou strukturou. Záznam jich může mít víc.
  • Dynamické atributy — vlastní pole s typem (text, číslo, datum, výběr). Záznam má jednu hodnotu.
  • Číselníky — sady předdefinovaných hodnot pro konkrétní pole (např. seznam regionů, jednotek měření).

Pravidlo: pro štítkování použijte kategorie; pro vlastní data o záznamu (např. "Počet zaměstnanců") použijte dynamický atribut; pro standardizovanou nabídku hodnot ("Praha / Brno / Ostrava / …") použijte číselník.

Smazání nebo přejmenování ​

  • Přejmenování je bezpečné — všechny záznamy s kategorií zůstanou, jen se začnou zobrazovat pod novým názvem.
  • Smazání je možné jen u kategorie, kterou nemá přiřazenu žádný záznam. Pokud má, systém vás na to upozorní. Buď nejdřív hromadně přesuňte záznamy do jiné kategorie, nebo kategorii označte jako neaktivní (skryje se z výběrů, ale historie zůstane).

Co dělat když... ​

  • Ve formuláři nevidím pole Kategorie — u kontaktu je třeba ho přidat přes rozbalovač přidat pole.
  • Vytvořil jsem moc kategorií a je v tom chaos — slučte podobné a sjednoťte. Lépe málo přesných kategorií než spousta nejasných.

Viz také ​