Dokumentace k InTouch CRM

Tmavý režim

Správa uživatelů ​

Každý uživatel CRM musí mít v adresáři kontaktů svůj záznam (typicky podřazený firmě, pro kterou pracuje) a k němu navázaný uživatelský účet. Tato stránka popisuje, jak založit nového uživatele, spravovat jeho profil a ukončit účet, když už není potřeba.

K čemu to slouží ​

Nastavení uživatelů je jedna z prvních věcí, které řeší správce po uvedení CRM do provozu — přidává kolegy, určuje, kdo má jaké pravomoci, a později spravuje odchody zaměstnanců a přidávání nováčků. Kromě správy samotného účtu také ovlivňuje:

  • co uživatel v systému vidí a může měnit
  • jak se chová jeho pošta (podpis, hlavičky, styl)
  • kdo dostává upozornění na delegované úkoly
  • jak jsou počítány provize a odměny

Otevření ​

V hlavní navigaci klepněte na Nastavení a v bloku Základní nastavení zvolte Uživatelé. Otevře se seznam všech uživatelů systému.

Po instalaci CRM má systém jediný účet s přihlašovacím jménem admin. Tento účet nelze smazat a nezapočítává se do licence.

Cena licence ​

InTouch CRM má několik licenčních variant a přidání uživatele má obvykle vliv na cenu:

  • InTouch CRM Enterprise — máte zakoupený pevný počet uživatelských licencí. Jakmile je vyčerpáte, systém nedovolí přidat dalšího uživatele.
  • InTouch CRM Online (cloud) — můžete přidat uživatelů, kolik potřebujete. Přidání se projeví na pravidelné měsíční fakturaci.

Když uživatel odejde z firmy, nemusíte ho mazat — stačí deaktivovat jeho přístup a licence se uvolní pro někoho jiného.

Založení nového uživatele ​

Nový uživatel vzniká ve dvou krocích: nejprve záznam osoby v adresáři, potom navázání uživatelského účtu.

Krok 1 — Osoba v adresáři ​

Nejprve založte osobu pod vaší firmou (nebo ověřte, že tam už je):

  1. Otevřete Nastavení → Aplikační nastavení a klepněte na odkaz na vaši firmu v záložce Společnost.
  2. Klepněte na Vytvořit podřazeného (vpravo).
  3. Vyplňte jméno, příjmení a alespoň jeden telefon a e-mail v sekci Kontaktní údaje.
  4. Uložte.

Podrobnosti k formuláři kontaktu viz Nový kontakt.

Krok 2 — Založení uživatelského účtu ​

  1. Otevřete Nastavení → Uživatelé → Přidat uživatele.
  2. V poli Uživatel v adresáři vyberte osobu, kterou jste založili.
  3. Systém vygeneruje přihlašovací jméno podle příjmení — můžete ho upravit.
  4. Zadejte heslo (a potvrzení).
  5. Vyberte Nadřízeného v organizační struktuře (doporučujeme přidávat šéfy jako první, aby se v nabídce objevili).
  6. Klepněte na Pokračovat.

Uživatel je vytvořen a otevře se jeho kompletní profil.

Profil uživatele ​

Do profilu má přístup administrátor (přes Nastavení → Uživatelé) a každý uživatel ke svému vlastnímu (odkaz Můj profil přes avatar v pravém horním rohu). Některé položky vidí pouze administrátor.

Obecné ​

Základní údaje a organizační zařazení:

  • Přihlašovací jméno — login (nelze změnit).
  • Symbol — volitelný interní identifikátor (například pro synchronizaci s jiným systémem).
  • Heslo / Potvrzení hesla — změna hesla.
  • Avatar — malá fotka zobrazovaná v kalendáři a aktivitě.
  • Zobrazit jako — zobrazovací jméno v rozhraní (může být jiné než jméno v adresáři).
  • Uživatel v adresáři — odkaz na navázaný záznam v adresáři.
  • Časové pásmo — pokud uživatel pracuje odjinud než většina týmu.
  • Výchozí skupina — hlavní skupina členství (viz Uživatelské skupiny).
  • Výchozí sklad — sklad, který se nabídne u nových objednávek (obchodník má jako sklad třeba kufr služebního auta se vzorky).
  • Koeficient provize obchodníka / vyřizujícího — násobicí koeficienty pro výpočet provizí v příslušných sestavách.
  • Nadřízený — přímý nadřízený. Automaticky získává přístup do kalendáře a k úkolům podřízeného.
  • Obchodní manažer 1, 2 — speciální pole pro zakázkové sestavy výpočtu provizí.
  • Povolit přístup pouze z — čárkou oddělený seznam IP (i s hvězdičkou, např. 109.203.41.*).
  • Poznámka administrátora — soukromý text k uživateli. Zaškrtávátkem Zobrazit poznámku uživateli ji lze i zpřístupnit.
  • Výkazy práce schvaluje — kdo je odpovědný za schvalování výkazů tohoto uživatele.
  • Ve výkazech práce automaticky doplňovat délku trvání — systém dopočítá délku podle prodlevy od předchozího výkazu.

Práva ​

Typ přístupu ​

Nejdůležitější pole na celém profilu. Tři možné hodnoty:

  1. Nemá přístup — uživatel se nemůže přihlásit, neodebírá licenci.
  2. Plný přístup — klasický uživatel, započítává se do licence.
  3. Pouze API — nelze se přihlásit přes rozhraní, ale lze použít pro API (například e-shop zapisující do CRM). Neplatí se a rozlišují tak změny přicházející odjinud.

Role v aplikaci ​

  • Aktivní uživatel — pokud ano, je uživatel nabízen ve výběrových polích (typicky při delegování úkolů, výběru vyřizujícího atd.).
  • Může administrovat aplikaci — plnohodnotný administrátor s maximem práv.
  • Může upravovat uživatele — smí editovat jiné uživatele, ale není plnohodnotný administrátor.
  • Může importovat záznamy — smí používat import dat.
  • Vidí složku dokumenty — zobrazí se sekce Dokumenty v horní navigaci.
  • Může mazat poznámky — smí odstraňovat komentáře u záznamů.

Obchodování a sestavy ​

  • Může používat sestavy — zobrazí se sekce Sestavy.
  • Může zasílat sestavy — smí naplánovat automatické zasílání sestav e-mailem.
  • Může provést zúčtování — smí spustit zúčtování paušálních a předplacených služeb.
  • Může nabízet slevy — smí zadávat slevy v objednávkách a nabídkách.
  • Může počítat odměny — smí spouštět Výpočet odměn (zakázkový modul).
  • Vidí náklady a zisk — u objednávek a produktů vidí nákupní ceny, marže a hrubý zisk.
  • Může používat marketing — má přístup k marketingovým funkcím (kampaně, cílové skupiny).
  • Vidí mezisoučty — v seznamech vidí součty aktuálně filtrovaných záznamů (například celkový obrat).

Komunikace ​

  • Vidí složku sdílených e-mailů — přístup k sekci Sdílená pošta.
  • Může číst SMSky — zobrazí se sekce SMS zprávy.
  • Může odesílat SMSky — smí odesílat SMS.
  • Může odesílat hromadné SMSky — smí rozesílat SMS kampaně.

Tabulka práv ​

Každý typ záznamu (kontakty, komunikace, příležitosti, …) má své vlastníky. Tabulka v záložce Práva určuje úroveň přístupu zvlášť pro vlastněné záznamy (kde uživatel vystupuje jako vlastník/vyřizující/obchodník) a zvlášť pro ostatní.

Možné úrovně:

  • Nevidí — záznam se uživateli vůbec nezobrazí.
  • Vidí — pouze ke čtení.
  • Vidí omezeně — vidí, ale bez citlivých polí (například bez peněžních částek).
  • Upravuje — smí měnit, s výjimkou pozic vlastník/vyřizující/obchodník (ty může měnit, jen pokud v nich figuruje).
  • Upravuje včetně práv — smí měnit vše bez omezení.
  • Může mazat — smí záznamy odstraňovat.
  • Může exportovat — smí záznamy vyvézt.

Podrobnosti ke konkrétním právům viz Role a přístupová práva.

Ostatní práva ​

  • Práva k metrikám — Nevidí / Plný přístup / Může přidat novou (smí jen zapisovat hodnoty).
  • Skladové doklady — povolení/zákaz mazat příjemky a výdejky.
  • Hromadně může mazat (n) záznamů — omezení velikosti hromadného mazání (0 = bez omezení).
  • Počet záznamů v aktivitách — kolik položek zobrazit v záložce Aktivity na detailu kontaktu.

Chování ​

Nastavení chování pošty a rozhraní:

  • Podpis e-mailu — editor pro tvorbu podpisu.
  • Používat podpis v e-mailech / v odpovědích / v předaných e-mailech — kde se podpis přidává.
  • Podpis vkládat na začátek e-mailu — podpis bude na začátku odpovědí (před citací), ne na konci.
  • Odpovídat formátem, ve kterém byly přijaté — odpověď se otevře v HTML nebo prostém textu podle originálu.
  • Používat hlavičku v odpovědích — do odpovědi se vloží blok Od/Komu/Předmět.
  • Používat značkování e-mailů — do odchozích zpráv se vloží speciální identifikační řádek pro přesné párování odpovědí.
  • Slučovat upozornění do jednoho okna — nebo každé upozornění v samostatném okně.
  • Sledovat přítomnost — při odhlášení uživatele vyzve k zadání předpokládaného návratu.
  • Použít styl — HTML šablona pro odchozí e-maily (barvy, písmo).
  • Oznamovací e-mail — adresa z adresáře, na kterou CRM posílá automatická oznámení.
  • Oznamovat mi na mě delegované úkoly / splnění / nesplnění — zapne/vypne příslušné e-mailové notifikace (viz Upozornění).

Kalendář ​

Seznam uživatelů, kteří mají právo vidět obsah kalendáře tohoto uživatele. Nadřízení mají přístup automaticky a není třeba je přidávat.

Uživatele přidáte tlačítkem Přidat, odeberete ikonkou vedle řádku.

Role ​

Přidělené role, které rozšiřují uživatelská práva. Typicky využívané jen u zakázkově programovaných doplňků — viz Role a přístupová práva.

Deaktivace uživatele ​

Když uživatel odejde z firmy nebo potřebujete účet jen dočasně zakázat:

  1. V seznamu uživatelů otevřete jeho profil.
  2. V záložce Práva změňte Typ přístupu na Nemá přístup.
  3. Uložte.

Licence se uvolní pro přidání jiného uživatele. Záznam v adresáři zůstává a historie (objednávky, komunikace) je neporušená.

Viz také ​