Tmavý režim
Kontaktní údaje
Kontaktní údaj je telefon, e-mail, web nebo profil na sociální síti — jednotlivý kanál, kterým se s kontaktem spojíte. Adresy jsou v systému vedeny zvlášť, ve své vlastní sekci na detailu kontaktu.
K čemu to slouží
Bez kontaktního údaje není komu poslat nabídku, fakturu ani upomínku. Kontaktní údaje slouží také pro párování příchozí pošty — když přijde e-mail, systém ho automaticky přiřadí k tomu kontaktu, který má danou e-mailovou adresu uvedenou v adresáři.
Jeden kontakt může mít libovolný počet kontaktních údajů různého typu a libovolný počet z téhož typu (např. dvě telefonní čísla — pevnou linku a mobil, dva e-maily — obchodní a osobní).
Typy kontaktních údajů
Systém rozpoznává tyto typy:
| Typ | Příklad |
|---|---|
obchod@firma.cz | |
| Telefon | +420 311 610 354 |
| Web | www.firma.cz |
| Skype | firma.obchod |
| Facebook, LinkedIn, Twitter / X, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok | URL nebo uživatelské jméno |
| WhatsApp, Signal, Telegram | telefonní číslo nebo handle |
| Nostr | veřejný klíč |
Systém typ rozpoznává automaticky podle formátu vložené hodnoty — nemusíte typ ručně vybírat. Pokud zadáte řetězec ve tvaru e-mailu, vznikne e-mail; pokud telefonní číslo, vznikne telefon; pokud URL, vznikne web. Vedle uloženého údaje se zobrazí ikona odpovídající rozpoznanému typu (telefon, obálka, zeměkoule, …) a slouží zároveň jako odkaz k akci (vytočit, otevřít e-mail, otevřít stránku v prohlížeči).
Přidání kontaktního údaje
- Otevřete detail kontaktu (firmy nebo osoby).
- V sekci Kontaktní údaje klepněte na Přidat kontaktní údaj.
- Do nově vzniklého řádku vepište hodnotu (e-mail, telefon, URL …).
- Dole klepněte na Uložit.
Systém po uložení zobrazí vedle hodnoty ikonu odpovídajícího typu. Klepnutím na ikonu spustíte výchozí akci (vytočit číslo, napsat e-mail, otevřít web).
Práce bez myši
V poli s kontaktním údajem stiskněte Enter — systém pod aktuálním řádkem přidá další prázdný řádek, takže můžete psát další údaj rovnou z klávesnice. V prázdném řádku stisknete Delete a řádek zase zmizí. Celou sadu údajů tak zadáte bez sáhnutí na myš.
Formát telefonů
Telefonní čísla pište z pohledu vaší firmy — lokální čísla stačí bez mezinárodní předvolby, zahraniční musí předvolbu mít. Systém čísla validuje a nesprávný formát odmítne zobrazením červené ikony vedle pole.
Úprava a smazání
- Změna hodnoty — klepněte do políčka a přepište text. Uložte.
- Smazání — vedle řádku je ikona koše. Klepnutím a uložením kontaktní údaj odstraníte.
Pokud kontaktní údaj přestal být platný (osoba změnila telefon, doména skončila), nemusíte jej hned mazat — můžete jej označit jako neplatný. Systém ho pak vynechá z automatické komunikace, ale historie odeslaných e-mailů na tuto adresu zůstane zachována. Toto označení je užitečné, pokud nevíte, jaký nový kontakt zákazníka použít.
Pořadí a hlavní údaj
Pořadí kontaktních údajů na detailu odpovídá jejich důležitosti — první v seznamu je hlavní. Hlavní e-mail a hlavní telefon používá systém všude, kde je pro kontakt místo jen na jeden údaj (např. v náhledu seznamu kontaktů, v generovaných dopisech). Pořadí lze měnit přetažením řádku za úchyt na pravé straně.
Kontrola duplicit při zápisu
Systém už v okamžiku, kdy dopíšete nový e-mail nebo telefon, prohledá adresář a zkontroluje, zda údaj neuvádí jiný kontakt. Pokud najde shodu, ihned vedle formuláře zobrazí varování s odkazem na nalezený záznam a nabídne čtyři řešení:
- Odmazat údaj z nalezeného záznamu — přenecháte kontaktní údaj jen tomu kontaktu, který právě editujete.
- Sloučit do nalezeného — aktuální záznam se sloučí do existujícího; otevřený záznam pak zmizí.
- Sloučit do otevřeného — nalezený záznam se sloučí do aktuálně otevřeného; nalezený pak zmizí.
- Ručně odstranit konfliktní údaj z otevřeného záznamu.
Podrobnosti ke slučování viz Slučování duplicit.
Sdílený telefon v kanceláři
Pokud skutečně potřebujete zaznamenat dvě osoby se stejným telefonem (například pevnou linku sdílenou v kanceláři), založte si nový kontakt typu Oddělení a telefon přiřaďte jemu. Konkrétní osoby pak podřaďte pod toto oddělení jako členy. Takové telefonní číslo patří místnosti, ne osobě.
Kategorie kontaktních údajů
Pokud potřebujete jemnější členění údajů (např. odlišit pracovní e-mail od soukromého, pevnou linku od mobilu nebo fax), může správce založit v Nastavení → Kategorie kontaktů → Kontaktní údaje až šest volných kategorií.
Jakmile je alespoň jedna kategorie definována, u každého řádku v sekci Kontaktní údaje přibude trojúhelníček, který otevírá panel pro volbu kategorie. Po výběru se styl údaje vizuálně změní (barva nebo značka), takže rozlišení vidíte i bez otvírání panelu.
Komunikační role členů firmy
U firmy bývá obvyklé, že hlavní e-mail je obecný (info@firma.cz), ale konkrétní zprávy posíláte konkrétním lidem podle jejich role — fakturu fakturačnímu kontaktu, technický dotaz technickému. Tato logika není uložena na kontaktním údaji, ale na členství osoby ve firmě. Příznaky Obchodní, Fakturační, Technický atd. nastavujete na členství, ne na e-mailové adrese — viz Členství v organizaci.
Co dělat když...
- Systém typ rozpoznal špatně — zkontrolujte, zda formát hodnoty odpovídá očekávanému (e-mail musí obsahovat
@, telefon začínat číslem nebo+, URL musí být platná adresa). Po opravě hodnoty se typ automaticky upraví. - Nelze uložit telefon — zkontrolujte, že obsahuje jen číslice, mezery, závorky a znak
+. - E-maily k zákazníkovi nedorazí, ale účet je správný — zkontrolujte, zda e-mailová adresa není v adresáři označena jako neplatná.