Dokumentace k InTouch CRM

Tmavý režim

Slučování duplicit ​

Slučování spojí dva nebo více záznamů, které popisují stejný subjekt, do jediného. Veškerá historie obou — komunikace, faktury, příležitosti, soubory, souhlasy, členství — se přenese na výsledný kontakt, takže nic neztratíte.

K čemu to slouží ​

Duplicity v adresáři vznikají naprosto přirozeně:

  • Import přidal záznamy, které už v adresáři byly pod jiným zápisem.
  • Webový formulář zaregistroval zákazníka, kterého kolega už zadal ručně.
  • Dvě obchodnice zadaly stejnou firmu nezávisle na sobě.
  • Změna jména (sňatek, fúze) způsobila, že systém starý a nový záznam nepropojil.

Duplicity škodí v každodenní práci: e-maily se přiřazují náhodně k jednomu nebo druhému záznamu, historie je rozdělená, statistiky neodpovídají skutečnosti a obchodník se snaží oslovit "nového" zájemce, kterého kolega už týden zpracovává. Sloučení tyto problémy odstraní zpětně i do budoucna.

Postup sloučení ​

  1. V hlavní navigaci otevřete Kontakty (nebo příslušnou záložku — Firmy, Osoby apod.).
  2. Najděte oba duplicitní záznamy. Pomáhá hledat podle IČO, podle e-mailové adresy nebo jména.

Řešit duplicitu

  1. Zaškrtněte oba (případně víc) řádků v seznamu.
  2. V dolní liště u Hromadných akcí vyberte rozsah vybraných a akci Sloučit.
  3. Klepněte na Provést.

Sloučit duplicity

  1. Otevře se asistent Sloučit záznamy s tabulkou tří sloupců:
    • První záznam — záznam, který zůstane (jeho ID bude zachováno).
    • Sloučený záznam — výsledné hodnoty po sloučení (interaktivně určujete vy).
    • Druhý záznam — záznam, který bude po sloučení smazán.

Sloučení duplicity

  1. Pro každé pole, kde se hodnoty obou záznamů liší, vyberte, která hodnota má ve výsledku zůstat. Pole, ve kterých se záznamy shodují nebo kde má hodnotu jen jeden, systém nastaví automaticky.
  2. Až budou všechny konflikty vyřešené, klepněte na Sloučit.

Po dokončení vás systém přesměruje na výsledný kontakt.

Výběr "vítěze" ​

Záleží na tom, který záznam je vybrán jako vítěz, protože:

  • Jeho ID zůstává — důležité, pokud na něj odkazují externí systémy (web, e-shop, integrace).
  • Jeho původ a datum vytvoření zůstávají.
  • Jeho kódy a interní identifikátory zůstávají.

Pokud ID na žádné externí straně nepoužíváte, můžete vybrat libovolný z obou. Většinou volte ten, který je starší a úplnější.

Co se přenáší ​

Po sloučení má vítěz zděděné:

  • Všechny kontaktní údaje (e-maily, telefony, weby) z obou — duplicitní hodnoty systém ponechá jen jednou.
  • Všechny adresy z obou.
  • Veškerou navázanou historii: komunikace, e-maily, SMS, příležitosti, nabídky, objednávky, faktury, výkazy práce, problémy, soubory, poznámky, souhlasy.
  • Členství obou záznamů v jiných firmách a osob obou jako podřízených.
  • Aktuální zařazení do kampaní, skupin a kategorií.

Poražený záznam přestává existovat — odkazuje-li na něj jakákoli URL nebo e-mailová značka, systém ji automaticky přesměruje na vítěze.

Omezení ​

  • Slučovat lze jen záznamy stejného typu identity — firmu s firmou, osobu s osobou. Firmu s osobou sloučit nelze (jsou to různé subjekty). Pokud máte takto popletený případ, převeďte nejdřív jeden záznam na správný typ.
  • Slučovat lze i víc než dva záznamy najednou — sloučení proběhne postupně, vždy proti aktuálnímu vítězi.
  • Sloučení nelze automaticky vrátit zpět. Před potvrzením si tabulku zkontrolujte.

Co dělat když... ​

  • Akce Sloučit není v menu — buď nemáte oprávnění k mazání kontaktů, nebo máte vybráno méně než dva záznamy. Zaškrtněte alespoň dva.
  • Asistent hlásí, že záznamy nelze sloučit — záznamy mají různý typ identity (např. firma vs. osoba) nebo jeden z nich je systémový kontakt, který nelze odstranit.
  • Sloučení proběhlo špatně — sloučení nelze automaticky odvolat. Údaje, které se ztratily, lze ručně doplnit ze zálohy databáze (kontaktujte správce).

Viz také ​