Firmy, zaměstnanci, provozovny a živnostníci v adresáři
Adresář v InTouch CRM může být pro nově příchozí uživatele nezvykle koncipovaný. Většina jiných aplikací, které spravují kontakty, se omezuje na prostý seznam firem a osob. InTouch CRM jde dál a dokáže zaznamenat i komplikované struktury vztahů mezi fyzickými a právnickými osobami.
Každý záznam v adresáři má speciální pole Typ identity, které určuje o jaký kontakt se jedná. Může nabývat následujících hodnot:
| Typ | Popis |
|---|---|
| Společnost | Firma nebo jiná organizace |
| Osoba | Fyzická osoba |
| Živnostník | Podnikající fyzická osoba (může mít navíc IČO a DIČ plus obchodní značku) |
| Provozovna | Provozovna organizace/firmy |
| Pracovní pozice | Pracovní pozice v organizaci (účetní, recepční, ...). Používáme u kontaktů, u kterých nevíme jméno konkrétní osoby, ale i tak s nimi musíme komunikovat. |
| Oddělení | Oddělení v rámci organizace (např. HR, Marketing, ...) |
| Robot | Subjekt, který není osobou. Existence tohoto typu je důležitá pro řízení přístupových práv a možnost vytvářet uživatelské účty, které nepatří osobám (např. e-shop, který zapisuje do CRM) |
| Rodina | Rodina (sdružuje 2 a více fyzických osob) |
| Skupina | Libovolná pracovní skupina zahrnující osoby z jedné nebo více organizací |
| Anonym | Kontakt, ke kterému nemáme jméno, pouze kontaktní údaj (např. e-mail). Tyto identity obvykle vznikají importem nebo zápisem z webového formuláře. |
Většinou budete pracovat se záznamy typu Společnost a Osoba, které vám pomohou vytvářet nejobvyklejší vazby mezi firmami a jejich zaměstnanci.
Občas mají uživatelé InTouch CRM tendenci špatně zapisovat do adresáře podnikající osoby (živnostníky). Není výjimkou, že se snaží zadat záznam 2x, jednou jako Společnost a podruhé jako Osobu. To je špatně. V CRM by měl být pouze jeden záznam typu Živnostník. V opačném případě budete mít problém s duplicitami telefonů a e-mailů.