Jak pracovat s kontaktními údaji

E-mailové adresy, telefonní čísla a webové adresy označujeme souhrnným názvem kontaktní údaje. Na formuláři kontaktu je možné mít neomezené množství kontaktních údajů. Typické zobrazení údajů na formuláři kontaktu vypadá takto:

Pomocí tlačítka Přidat kontaktní údaj můžete přidat další pole pro zapsání nového údaje. Rychlejší může být, když stisknete klávesu ↩ (enter) v poli údaje a aplikace vytvoří nové prázdné pole pod právě editovaným údajem. Pokud stisknete ← (delete) v prázdném poli údaje, je toto pole odstraněno. Při zápisu kontaktních údajů nemusíte vůbec sáhnout na myš.

CRM automaticky detekuje typ údaje a zobrazí příslušnou ikonu vpravo od pole. Pokud napíšete neplatný údaj, objeví se červená varovná ikonka:

Software nedovoluje zápis nesmyslných údajů a obvykle nedovolí uložit záznam, který obsahuje chyby. Důležité je myslet na to, že telefonní čísla, která píšete do formuláře, mají být formátována "z pohledu" vaší firmy. To znamená, že lokální čísla můžete psát bez mezinárodní předvolby, ale zahraniční čísla musí začínat předvolbou. Jinak by mohl systém číslo odmítnout jako neplatné.

Hlavní kontaktní údaje uvádějte jako první. To platí hlavně u e-mailových adres. První e-mail je automaticky nabízen při odesílání nové zprávy. Tažením myši za tečkovanou plošku na pravé straně můžete měnit pořadí kontaktních údajů.

Na ikonky u každého pole s údajem je možné kliknout. Klepnutím na otevřete webovou stránku, slouží k vytočení čísla nebo poslání SMSky a umožňuje odeslat zprávu na e-mail. Přesné chování při kliknutí na ikonku ovlivňuje to, jestli máte své CRM integrované s poštovním serverem, SMS bránou nebo telefonní ústřednou.

Detekce duplicit

Už v okamžiku, kdy dopíšete nový kontaktní údaj, CRM automaticky testuje, jestli už není uveden u jiného záznamu v databázi a zobrazí varování vedle formuláře:

Varování na obrázku výše se interpretuje takto: CRM nalezlo jiný záznam s názvem Mgr. Arnold Křepelka, který obsahuje stejné telefonní číslo 608 177 241, které jste napsali do právě otevřeného formuláře. Aplikace rovnou nabízí čtyři možnosti, jak nalezený problém vyřešit:

1. Z nalezeného záznamu Mgr. Arnolda Křepelky bude odmazáno telefonní číslo 608 177 241, a tím pádem zůstane na záznamu, který právě editujete.
2. Záznam, který editujete, bude sloučen do záznamu, který aplikace našla (Sloučit do nalezeného). Ten druhý záznam v databázi zůstane a právě editovaný záznam bude smazán.
3. Záznam, který byl nalezen, bude sloučen do záznamu, který editujete (Sloučit do otevřeného). Ten druhý záznam bude po sloučení smazán.
4. Ručně odstraňte konfliktní telefon 608 177 241 z otevřeného záznamu.

Pokud opravdu potřebujete zadat dva lidi, kteří oba zvedají stejný telefon, mnohem lepší je založit nový kontakt s typem identity Oddělení a problematické telefonní číslo přiřadit tomuto kontaktu. Dvě osoby pak budou podřazené novému oddělení. Takové telefonní číslo patří k místnosti, nikoliv k osobě.

Kategorie kontaktních údajů

InTouch CRM nijak dál nerozlišuje typy kontaktních údajů (např. fax, domů, do práce, ...). Pokud takové jemné členění potřebujete, máte možnost vytvořit až 6 kategorií, do kterých údaje přiřadíte. Kategorie založí administrátor CRM na stránce Nastavení | Nastavení kontaktů a osob | Kontaktní údaje.

Pokud máte alespoň jednu definovanou kategorii, zobrazení kontaktních údajů se trochu změní:

U každého řádku je navíc trojúhelníček pro otevření panelu s volbou kategorií. Po zvolení kategorie se změní i styl kontaktního údaje pro lepší vizuální rozlišení bez nutnosti otevírat panel.